Smarta mallar – bättre timing –lägre kostnad

Effektiva arbetsflöden på Storyhouse Egmont

Agilt & kostnadseffektivt arbetssätt

Med ett mallstyrt arbetssätt minskar man tidsåtgången för löpande produktion och möter behovet av korta ledtider för snabbare reaktionstid och bättre timing.

Mottagaren får relevant innehåll/erbjudande vid rätt tidpunkt utifrån kundresan etc.

Under min tid som teamleader och AD på Storyhouse Egmont’s inhousebyrå lyckades vi minska produktionstiderna genom mallstyrt arbetssätt och agila ärendehanteringsverktyg.

Samsyn och smarta arbetsprocesser

Egmonts inhousebyrå jobbade med att marknadsföra många olika varumärken (tidningar eller webbsajter). Kopplat till dessa fanns många intressenter på olika avdelningar. Vi skapade dagligen kommunikation som involverade marknadsavdelningen, eventavdelningen, redaktioner, webbavdelningen och annonsavdelningen och alla hade synpunkter på utformningen utifrån sina intresseområden, vilket ofta gav onödigt långa beslutsvägar.

Workshops och mallad kommunikation för korta beslutsvägar

Vi införde därför ett mallstyrt arbetssätt med regelbundna workshops tillsammans med intressenterna där vi utvärderade den gångna periodens material och bestämde riktlinjerna för den kommande, vad som ska A/B-testas etc. Därefter skapade inhousebyrån nya uppdaterade mallar som godkändes av berörda parter och den löpande produktionen kunde därefter godkännas av beställaren utan större korr-rundor. Resultatet blev en rejäl tidsvinst och besparing.

Lätt att göra rätt

I takt med att vi blev färre på inhousebyrån behövde vi möjliggöra för beställare att själva snabbt kunna skapa innehåll till sociala medier och för externa formgivare att lätt skapa material som följde aktuella riktlinjer och grafisk identitet utan onödiga korrektur. Vi skapade därför smarta arbetsmallar i Powerpoint, Acrobat, InDesign och Photoshop och utbildade medarbetare i hur de skulle använda dessa. Vi skapade centrala bibliotek för respektive delar i Creative Cloud. Bilder, loggor och färger i mallarna länkades direkt till CC-biblioteket för att uppdateringar skulle kunna göras centralt av varumärkesansvarig AD. Mallarna uppdaterades regelbundet efter varje workshop med beställare.

Full koll på produktion och kostnader med agila verktyg

Produktionsledare, formgivare och beställaren hade även bra överblick över produktionen genom att vi arbetade agilt i Jira. Där kunde vi ta ut alla nödvändiga data så som tidrapportering, tidsestimering mm som användes för ”utnyckling” av avdelningens kostnader

God timing och relevans i sociala medier

För att medarbetare snabbt skulle kunna skapa filmer till sociala medier med aktuellt innehåll, utan att vara beroende av inhousebyrån, skapade vi mallar för respektive varumärke och produkt i webb-baserade applikationer. Vi utbildade sedan berörda medarbetare i applikationerna och i hur man filmar på bästa sätt med mobil.

Ai och Marketing automation för bättre kundanpassning

För att bättre kunna anpassa erbjudanden efter befintliga kundernas plats i kundresan utvecklades ett Marketing Automation-system (Inspire). Till det skapade vi smarta mallar för postala CRM-kampanjer som kunde skickas ut med bättre timing tillsammans med fakturor etc och därmed utnyttja de stora volymerna för bättre tryckpris och porto.

Sammanfattning

Vi skapade mallar för:

  • E-post-kampanjer
  • Powerpoint (säljpresentationer)
  • Printannonser för prenumerationsförsäljning och för event
  • Digitala annonser (även rörligt) på egna och andras sajter, på FB, IG etc
  • Filmer i sociala medier, hemsidor och för eventsidor
  • DR-utskick mot nya och gamla kunder
  • ODR-flyers för ibladning i tidningar mm.